Apa kabar . . . menghindari penundaan waktu dan stres untuk sampai ke pertemuan bisnis Anda siap untuk bekerja?
Ringkasan: Penerbangan yang dibatalkan … bagasi yang hilang … program presentasi yang tidak dapat dijalankan … daftar tantangan perjalanan bisnis yang potensial hampir tidak ada habisnya. Bahkan, dalam perjalanan bisnis, tampaknya masalah dan penundaan adalah hal biasa, tidak terkecuali. Kuncinya adalah bersiaplah untuk apa pun yang datang kepada Anda. Baru setelah itu tiba di tujuan Anda semudah berkendara pagi Anda ke kantor.
Sayangnya, sebagian besar pelancong bisnis tidak siap bahkan untuk gangguan perjalanan terkecil sekalipun. Dan meskipun mereka mungkin telah melakukan banyak perjalanan bisnis di masa lalu, masing-masing dengan masalahnya sendiri atau dua, orang masih tidak merencanakan kemunduran ketika perjalanan berikutnya tiba. Akibatnya, mereka menjadi frustrasi saat bepergian dan menganggap perjalanan bisnis sebagai kerumitan yang ingin mereka hindari.
Jika Anda harus melakukan perjalanan bisnis, ambil pendekatan bahwa semuanya akan salah. Dengan begitu Anda siap untuk menangani apa pun yang menghadang Anda dan tidak ada tantangan yang akan menggagalkan rencana bisnis Anda. Berikut adalah langkah-langkah penting yang harus diambil sebelum, selama, dan setelah perjalanan untuk membuat perjalanan bisnis sebebas mungkin dari stres.
1. Persiapan pra-penerbangan Anda
* Buat pengikat perjalanan Anda. Ini adalah binder kecil (5″ x 11″) yang akan menampung semua dokumen penting perjalanan Anda. Dalam binder Anda, sertakan tiket penerbangan Anda (atau konfirmasi tiket elektronik), identifikasi foto, paspor (jika diperlukan), catatan pengeluaran, amplop tanda terima atau saku, uang tunai, kartu pas atau kartu keanggotaan, dan nomor identifikasi frequent flyer atau frequent stay Anda. Untuk meminimalkan jumlah kartu tamu yang sering Anda bawa, laminasi satu kartu yang memiliki semua nomor dan informasi frequent flyer dan frequent stay Anda. Bawalah pengikat perjalanan Anda setiap saat, di saku luar tas jinjing Anda.
* Saat Anda memilih penerbangan, jangan pernah memesan penerbangan terakhir yang dijadwalkan sebelum Anda harus tiba di tempat tujuan, meskipun itu berarti tiba di tempat tujuan sehari lebih awal. Mengapa? Karena Anda perlu merencanakan bahwa ada yang tidak beres dengan penerbangan Anda dan Anda harus mengejar penerbangan berikutnya. Jika pertemuan atau acara yang Anda hadiri sangat penting, pastikan Anda memiliki dua kali penerbangan yang dapat Anda gunakan kembali. Ingat, penerbangan dibatalkan, dilarang terbang, dan ditunda setiap hari. Anda memerlukan cadangan agar tetap dapat tiba di tujuan tepat waktu.
* Jika Anda akan membuat presentasi menggunakan PowerPoint atau program perangkat lunak lain, siapkan cadangan presentasi Anda. Misalnya, Anda dapat membawa flash drive di leher Anda, mengemas CD di tas jinjing Anda, membakar salinan di hard drive laptop Anda, mengemas hard copy di bagasi terdaftar Anda, atau mengunggah salinan elektronik secara online sehingga Anda dapat mengunduhnya jika Anda membutuhkannya. Minimal, memiliki setidaknya dua opsi cadangan presentasi. Jika itu adalah presentasi penting, miliki tiga atau empat opsi cadangan.
* Kemas cukup ringan sehingga Anda dapat membawa semua barang bawaan Anda sendiri tanpa bantuan. Anda mungkin tidak perlu membawa semuanya sendiri, tetapi Anda ingin bisa jika diperlukan.
2. Hal-hal penting dalam perjalanan
* Saat Anda bepergian, selalu kenakan pakaian yang akan Anda kenakan untuk presentasi atau rapat Anda. Jika perlu, Anda bisa mencuci pakaian malam itu di hotel. Tetapi karena keterlambatan bagasi adalah hal biasa, Anda tidak ingin harus bertemu klien besar yang mengenakan jeans dan t-shirt. Sebagai bonus tambahan, semakin profesional Anda berpakaian saat bepergian, semakin tinggi peluang Anda untuk naik ke kelas satu.
* Beri label semuanya, bahkan barang bawaan Anda. Andalkan bagasi terdaftar yang tidak kembali bersama Anda jika Anda tidak memiliki label dan informasi kontak di dalamnya. Dan selalu berasumsi bahwa Anda akan terpisah dari tas jinjing Anda karena suatu alasan. Buatlah semudah mungkin bagi semua barang Anda untuk menemukan jalan kembali kepada Anda. Untuk tujuan keamanan, beri label semuanya dengan informasi bisnis Anda, bukan informasi rumah Anda.
* Periksa dengan maskapai penerbangan Anda untuk setiap perjalanan atau tindakan keamanan. Setiap maskapai penerbangan memiliki pedoman yang berbeda dalam hal jumlah bagasi terdaftar dan bagasi jinjing yang diperbolehkan, batasan berat dan/atau ukuran bagasi, dan batasan barang apa yang dapat Anda bawa ke dalam pesawat. Periksa juga situs web TSA untuk pedoman pos pemeriksaan keamanan yang diperbarui.
* Tanam cadangan uang tunai di beberapa lokasi berbeda: di tubuh Anda, di map perjalanan Anda, di tas bawaan Anda, dll. Barang-barang sering hilang atau dicuri, dan Anda tidak ingin terdampar tanpa uang. Juga ingat untuk membawa tagihan kecil untuk tip serta tagihan yang lebih besar untuk pengeluaran yang lebih besar.
* Berikan waktu yang cukup bagi Anda untuk pergi dari rumah ke penerbangan terjadwal Anda. Hitung berapa lama perjalanan Anda ke bandara, termasuk penundaan lalu lintas. Gandakan jumlah waktu yang Anda pikir akan dibutuhkan. Hitung berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk antar jemput dari area parkir ke pintu masuk bandara. Gandakan jumlah waktu yang Anda pikir akan
aku Hitung berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk melewati keamanan dan ke gerbang Anda. Gandakan jumlah waktu yang Anda pikir akan dibutuhkan. Rencanakan hal-hal yang salah dan jadwalkan waktu untuk penundaan. Jika Anda berakhir lebih awal dan memiliki banyak waktu untuk dihabiskan sebelum penerbangan Anda, bawalah beberapa pekerjaan yang dapat Anda selesaikan di bandara atau di penerbangan Anda.
3. Perencanaan pasca-perjalanan
* Mulailah mempersiapkan perjalanan bisnis Anda berikutnya segera setelah Anda kembali dari perjalanan saat ini. Isi kembali semua wadah perlengkapan mandi ukuran perjalanan Anda sehingga Anda siap untuk penerbangan berikutnya. Jika Anda menunggu sampai perjalanan berikutnya untuk mempersiapkan, kemungkinan besar Anda terburu-buru untuk menyelesaikan semuanya, Anda akan melupakan beberapa item penting.
* Bersihkan pengikat perjalanan Anda dan siapkan untuk perjalanan berikutnya. Sortir kwitansi Anda, dan lengkapi serta kirimkan log pengeluaran Anda. Isi kembali pengikat perjalanan Anda dengan kertas atau kartu yang diperbarui, dan isi kembali cadangan uang tunai Anda.
* Lakukan tindak lanjut atau pendelegasian yang dijanjikan pada hari Anda tiba kembali di kantor. Jika Anda menunggu beberapa hari sampai Anda “kembali ke alur” pekerjaan sehari-hari, Anda akan teralihkan dan akan lupa untuk menyelesaikan tugas yang Anda katakan akan Anda lakukan.
Terbang melalui tantangan perjalanan udara
Sadarilah bahwa Anda dapat menggunakan saran yang sama untuk perjalanan pribadi, sehingga membuat liburan Anda benar-benar santai tanpa cerita horor biasa dari perjalanan maskapai. Yang diperlukan hanyalah sedikit perencanaan dan pemikiran sebelumnya dari pihak Anda. Pada akhirnya, perjalanan udara, baik untuk bisnis atau kesenangan, tidak harus memusingkan seperti yang dilakukan banyak orang. Dengan hanya mengikuti beberapa panduan sebelum, selama, dan setelah perjalanan Anda, Anda dapat membuat pengalaman perjalanan apa pun bebas stres dan menyenangkan.
Bepergian Dengan Bisnis Anda
Baru-baru ini, kami melakukan perjalanan dua minggu untuk mengunjungi keluarga di Georgia dan Iowa. Kami menghabiskan total 6 hari di dalam mobil mengemudi. Sekarang, pertama-tama, setiap pemilik usaha kecil tahu bahwa Anda tidak dapat meninggalkan bisnis Anda selama 2 minggu dan berharap untuk menemukannya berjalan dengan kapasitas penuh, atau kadang-kadang bahkan berjalan sama sekali. Kedua, pemilik usaha kecil tahu Anda tidak bisa duduk di dalam mobil selama 6 hari dan tidak bekerja. Sungguh membuang-buang waktu yang berharga! Berikut adalah beberapa tips yang saya ambil sepanjang jalan yang akan membantu membuat perjalanan Anda lebih lancar:
Telepon dulu dan periksa kemampuan internet. Saat melakukan reservasi, cari hotel yang memiliki akses internet berkecepatan tinggi. Sebagian besar hotel kini mengusung kemampuan tersebut. Jika Anda memiliki laptop, pastikan ruangan Anda memiliki kemampuan untuk mendukung komputer Anda. Ini penting, ketika saya pergi ke sebuah hotel di Nashville, TN dan diberitahu bahwa mereka tidak memiliki internet di setiap kamar, tetapi mereka akan menyediakan kamar bisnis untuk saya. Ketika tiba di sana, mereka memberi tahu saya bahwa mereka tidak memiliki kamar yang tersedia. Saya harus pergi ke lobi larut malam untuk memeriksa email saya, dan tentu saja saya tidak dapat melakukan pekerjaan saya karena saya harus dapat mengunduh file ke komputer saya. Pastikan bahwa mereka akan MENJAMIN kamar Anda akan memiliki akses internet. Hubungi dan cari tahu apakah Anda memerlukan perangkat keras khusus untuk membantu Anda menggunakan internet mereka. Jika Anda tidak memiliki laptop, jangan khawatir. Sebagian besar hotel memiliki pusat bisnis yang menyediakan akses internet dan komputer. Cari tahu apa yang mereka miliki untuk Anda gunakan dan pastikan itu cukup.
Buat daftar. Putuskan apa yang ingin Anda kerjakan. Buat daftar “Yang Harus Dilakukan”. Kemudian, keluar dari daftar “To Do” Anda, pastikan untuk mengemas semua yang perlu Anda bawa untuk melengkapi daftar Anda. Jika perlu, buatlah daftar “Kemasan” untuk memastikan Anda membawa semua yang Anda butuhkan. Tidak ada yang lebih buruk daripada mendapatkan 200 mil dari rumah, dan menyadari bahwa Anda meninggalkan folder klien penting di rumah, dan sekarang tidak dapat menyelesaikan pekerjaan Anda.
Pastikan Anda memiliki semua perangkat keras yang diperlukan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipikirkan tentang pengambilan:
Laptop
Semua aksesori untuk laptop, termasuk tas jinjing Anda. (Jika Anda tidak memiliki tas laptop, saya mendapatkan tas kulit hitam yang bagus dan murah di Sam’s Club.)
Sebuah adaptor daya. Kecuali laptop Anda memiliki baterai tahan lama, Anda akan membutuhkan adaptor. Saya mendapat power inverter 300 watt di Radio Shack. Ini menangani laptop saya dengan indah. Jika Anda tidak yakin apa yang Anda perlukan, masuklah dan tanyakan kepada orang-orang di toko komputer Anda atau hubungi pembuat komputer Anda dan tanyakan apa saja persyaratannya.
Sesuatu untuk mengaktifkan workstation Anda. Saya mendapat baki TV putaran $10 murah di Wal-Mart yang berfungsi dengan baik. Ini memegang laptop, keyboard, dan mouse saya dan sebanding dengan memiliki desktop kecil. Dapat dilipat saat saya tidak menggunakannya sehingga tidak memakan banyak ruang. (Yang ini untuk Anda yang mengemudi.)
Kartu PC nirkabel-jika Anda memilikinya. Beberapa hotel akan memungkinkan Anda untuk terhubung secara nirkabel di hotel mereka.
Jadikan semuanya dapat diakses. Ketika Anda mengemas mobil Anda, pastikan semua yang Anda butuhkan ada dalam jangkauan. Pastikan Anda tidak mengemas file apa pun yang diperlukan di bagasi, jika ragu, jauhkan! Jika Anda terbang, jangan periksa tas kerja Anda.
Gunakan waktu untuk mengejar pekerjaan “kasar”. Kadang-kadang saya menemukan saya begitu sibuk dengan klien saya, saya tidak punya waktu untuk melakukan pekerjaan saya. Itu hanya menumpuk. Saya menghabiskan beberapa jam perjalanan saya melakukan hal-hal kasar seperti mengatur Outlook saya, file komputer saya, memilah-milah file lama, dll. Gunakan waktu ini di dalam mobil atau di pesawat untuk keuntungan Anda!
